【我是推荐人 第5期】郭帅——如何用协同办公高效组织一场活动

2021-04-16 23:32 郭帅
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推荐语

大家平时开玩笑都会说“我的数学是体育老师教的”,今天我要推介的是一位“跨界奇葩”,他的英语是体育老师教的(毕业于西安体院,学的是英语专业)。

他和我是本家,不过可比我游戏多了,他曾经创办过“嘻哈英语”一干就是7年,19年加入艺术教育培训行业的龙头企业——育星教育集团,仅凭2年的时间他就又打造了一家专注艺培行业品牌打造与推广的蓝色蒲公英传媒。

今天我把这么牛的靓仔介绍给你,他就是——郭帅。


如何用协同办公高效组织一场活动


说起办活动,你能想到什么?舞台、鲜花、掌声。可我能想到的是,每到办活动那几天,老板的脾气就不太好。


你会发现,办活动,就是一场的大考,考验的是团队协作能力。平常发现不了的问题,一到办活动,都出来了:老板脾气不好了,同事之间闹矛盾,客户开始投诉。这个时候,大家最喜欢说的一个字就是:等。


你给老板发了个活动方案看,他说等;

你问负责人要个分工表,同事说等;

有问题要开会研究,人到不齐,还是得等。


很多问题都是“等”出来的,要解决这个问题就得靠协同办公。


听起来这事儿很简单,协同办公不就是协作办公吗?其实这是个误区,它会让我们把注意力放在协作上,但忽略了效率。比如说开会就是一种协作办公,但开会要求所有人同时在线,组织起来也麻烦;严格来说,古代的飞鸽传书,也是一种协作,只是“时差”太大,效率太低。



还有一个误区认为:协同办公就是网络办公。还真不是这样,网络办公只是协同办公的基本条件,就像自来水公司把管道铺到家里,但不等于通水了。


那什么是协同办公呢?协同办公,就是协作信息同步共享;关键就在于“同步”。


回想下,传统方法是怎么共享信息的:你看,是不是这样,首先在电脑上创建一个word文档,编辑完,发一份到群里;有时候打个岔,就忘记分享了,其他人只能等。发个邮件,等收件人看到的时候,都过去两天了;要开会呢,也不是随时都能开的,得等。所有这些方法,都做不到像对讲机一样的信息同步共享。


问题来了,怎样才做到信息同步共享呢?


一般组织活动的流程都是,各干各干各的,谁也不知道谁在干什么——上级猜下级在干什么,下级在猜上级知不知道自己在干什么;同级干着重复的事情。整个团队都在“孤军奋战”,每个人都是一个“信息孤岛”。这些问题都是协作信息没有同步共享造成的,具体地说是工作流程没有线上化。


有个协同办公的工具叫Tower,就可以很好的解决这个问题。一般可以这么操作:先在Tower上创建一个活动项目,然后把所有项目参与人拉到这个项目里。接下来把整个活动流程拆分一下,比如活动前、活动中、活动后。然后,再按照流程和分工创建不同的任务,设置时间、负责人和任务的紧急程度。你还可以在这个任务下面,做“朋友圈留言”一样的沟通。你看,整个工作流程就线上化了。这样做,最大的好处,就是从项目开始创建,到后期每一个字的沟通,所有的信息都会被同步共享。



说到活动组织,少不了活动分工。常见的活动分工是做一个Excel分工表,打印出来人手一份。随着活动的进展,你会发现一个问题,很多分工已经变动了,之前打印出来的表格,信息并没有同步更新,这就造成沟通脱节的问题,其是工作流程没有线上化造成的,只要换个工具就能解决。比如我们用在线表格,像石墨文档、腾讯文档这样的工具。活动前,创建一张表,分享到群里,所有人点击“收藏”就可以了。这张表最大的特点是,它是活的,也就是只要有一个人更新信息,其他人都能同步看到,这就是协作信息同步共享。


不过,光是工作流程线上化,还是不够的,还需要资料储存线上化。


传统协作中,资料都是离线储存,也就是放在电脑上,或者优盘里。这会有什么问题呢?


首先,离线储存,容易丢失:相信你遇到过这样的情况,电脑坏了,拿到赛格去修,结果修电脑的告诉你,数据不能恢复。还有像优盘或硬盘借给朋友,结果丢了,又没有备份。要避免这些问题,其实很简单,资料在线储存。


储存word文档的时候呢,可以上传到Tower中;如果不放心,可以用网盘多备份一次,我推荐大家用坚果云来保存文档型的资料,很多网盘要手动备份资料,但是坚果云只要把桌面上的文件夹,拖动到里面,后面文件夹中所有的变动会自动备份。


其次,离线储存,不能同步共享。话说,还有一个礼拜,你们公司就十周年庆了,老板给你个加急任务,让你做一个十周年视频短片。你加班加点的干,到活动的前一天,就差公司logo了。于是你问品牌部要,一路问到了品牌总监,他说logo源文件有,不过在家里的电脑上,等晚上回去拷贝下,明天带给你。明天根本来不及了。



要解决这个问题,资料储存线上化就可以。把活动资料统一上传Tower、坚果云、百度网盘这样的平台上。不管你在旅游,还是在逛街,还是谈客户,都没关系,所有项目参与人都可以通过线上平台,随时随地获取资料。


好了,我们已经做好了协同办公最重要的两个准备:工作流程线上化和资料储存线上化,现在就差最后一步了:人员组织去中心化


我们习惯的活动组织,都是以一个人为中心,由他下指令,其他人行动。实际活动中,有很多紧急突发的情况,这时候还要等待上级的指令,解决问题的效率就会大打折扣。


现在我们换一种玩法,用“去中心化”的方式组织活动。想象下,在一场活动开始前,你发现了嘉宾名单有错字,虽然这事不是你负责的,但你完全可以打开在线表格,修改错字,这就避免了主持人把错误的名字读出来。或者,活动当天,你发现客人在找卫生间的时候遇到了麻烦,而活动前又没有这样的预案,那怎么办呢?这时候你拿出手机打开表格,在会务栏里增加了“卫生间引导”的任务,很快就有同事来补位了。这就是协作信息同步共享。


说到这里,如何用协同办公高效组织一场活动,就分享完了。你只需要记住一句话:协同办公就是“协作信息同步共享”,关键词是“同步”。具体来说,做好这三点就可以了:工作流程线上化、资料储存线上化、人员组织去中心化。




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